Projektkoordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Sektionen Kommunikation, som är en av Universitetsförvaltningens tio sektioner, har i uppdrag att bidra till att öka universitetets synlighet, attraktivitet och kommunikativa förmåga och består av fyra avdelningar: Media och profilering, Akademiintendenturen, Webbavdelningen och Kommunikativt verksamhetsstöd. Sektionen har ca 40 medarbetare.

Akademiintendenturens uppdrag är dels att främja universitetets attraktivitet och synlighet samt att stärka varumärket genom att planera, koordinera och genomföra universitetets ceremoniella arrangemang, officiella besök och stora tillställningar. I avdelningen ingår också Översättning och språkfrågor som är universitetets interna översättningsfunktion.

Vi söker en projektkoordinator till universitetets stora evenemang. Exempel på evenemang är akademiska högtider, ceremonier, officiella besök och öppna föreläsningar.

Tillsammans med kollegorna kommer du att ansvara för planering och förberedelser inför evenemang, samt viss koordinering vid genomförandet. Arbetet innebär även konkreta arbetsuppgifter som att formulera texter, utforma diplom och hålla kontakt med leverantörer såsom tryckerier, cateringfirmor, filmare etc.

Projektkoordinatorn ska avlasta avdelningen främst med arbetet för kommande promotioner. Arbetet med att planera, koordinera och genomföra doktorspromotionen innehåller flera delprojekt, där projektkoordinatorn kan ansvara för hela eller delar av dessa delprojekt. Projektkoordinatorn kommer dessutom att få ett stort ansvar för två av avdelningens andra arrangemang: Diplomeringsceremonin och personalfesten/Höstfesten.

Kvalifikationer

• Akademisk utbildning eller annan utbildning som arbetsgivaren anser relevant
• Kunskap om Lunds universitetets verksamhet, studentorganisationer och samarbetspartners
• Erfarenhet av att arbeta projektorienterat
• Goda kunskaper i Outlook, Word och Excel
• Tala och skriva svenska och engelska obehindrat
• Kunskaper i InDesign

Meriterande är:

• Erfarenhet från doktorspromotionen och/eller andra akademiska högtider
• Engagemang i studentorganisationer
• Nätverk inom universitetet och dess samarbetspartners

Vi söker dig som har en god förståelse för såväl interna som externa målgruppers behov.

Personliga egenskaper som vi värdesätter är att du har integritet och social kompetens. Du är lugn och lösningsfokuserad med god administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt. Du är bra på att skapa goda relationer och är stabil och tydlig. Du är dessutom självgående, strukturerad och flexibel. Du ska också ha lätt för att arbeta i team och vara beredd på ett arbete med periodvis intensivt arbetstempo. Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper.

Arbetsuppgifter

• hantera administration kring anmälningar till arrangemang
• sköta bokningar och beställningar
• administrera diplomhantering
• assistera vid ceremonitillfällena
• bistå i kommunikation- och informationsplanering
• delta i planering och genomförande av övriga aktiviteter inom avdelningens uppdrag
• bistå med dokumentering

Övrigt

Tidsbegränsad anställning, 16 mån, 100%.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.