Två vikariat som utbildningsadministratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Två vikarierande utbildningsadministratörer sökes!

Den Studieadministrativa avdelningen vid Medicinska fakulteten består i dag av 24 administratörer. Vi arbetar framförallt med administration av Läkarutbildningen. Vi är en del av Medicinska fakultetens kansli och finns placerade i Malmö, Lund och Helsingborg.

Vi söker nu två utbildningsadministratörer på heltid för vikariatsanställningar under 14 månader. Tjänsterna kommer att vara placerade i Malmö. För en av tjänsterna är önskat tillträdesdatum den 17 maj och för den andra den 2 augusti, alternativt enligt överenskommelse.

Arbetsuppgifter

Som utbildningsadministratör kommer du att arbeta med olika terminers kurser vid fakultetens läkarutbildning. Du kommer att ingå i ett lag av administratörer som stöttar varandra i utbildningsadministrativa arbetsuppgifter och frågor. I arbetet ingår även ett nära samarbete med kursledning och lärare, samt personal knuten till Region Skåne.

I arbetsuppgifterna ingår exempelvis

• Schemaläggning i samarbete med kursledning
• Bokning av lärare och ansvar för organisation av praktiska moment i läkarutbildningen
• Förberedelser och organisation av examination tillsammans med ansvariga lärare (både teoretisk och praktisk examination)
• Löpande studentkontakter
• Hantering av dokument, grupper och kommunikation i vår lärplattform Moodle
• Registrera resultat i Ladok
• Ansvara för att studenterna får behörighet till sjukvårdens administrativa system för exempelvis journalhantering
• Ekonomihantering, exempelvis reseräkningar och kontering av leverantörsfakturor.

För närvarande används bland annat Ladok, TimeEdit, Moodle, QPS och Officepaketet i det dagliga arbetet. Andra administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma efter hand.

Mängden arbete går i vågor över året. Vid terminsstart och terminsslut är det hög belastning, vilket innebär att du måste vara beredd på ett högre arbetstempo. Arbetsmängden utjämnas med perioder av lägre arbetsbelastning.

Kvalifikationer

För anställningen krävs

• Avklarad gymnasieutbildning
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av serviceinriktat arbete
• God förmåga att uttrycka dig på både svenska och engelska i tal och skrift

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kräver att du har bra ordningssinne, god samarbetsförmåga och initiativförmåga. Arbetet som utbildningsadministratör innebär många personliga kontakter med lärare och studenter. Därför är det viktigt att ha en utvecklad servicekänsla och förmåga att kommunicera på ett lyhört och smidigt sätt. Du behöver även ha förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet, samt intresse av att arbeta i administrativa system.

Meriterande för anställningen är

• Erfarenhet av administrativt arbete inom offentlig sektor
• Vana av att arbeta med våra administrativa system Ladok, TimeEdit och Moodle eller motsvarande
• Erfarenhet av arbete inom universitets- och högskolesektorn
• God vana av att arbeta i excel och word.

Vi ser gärna att du har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet, och att du trivs med att arbeta i en miljö där det periodvis är högt arbetstempo.

Instruktioner för ansökan

Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersökta kvalifikationer och ett CV.

Övrigt

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.