Institutionsadministratör vid kemiska institutionen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Kemiska institutionen vid Lunds universitet (KILU) är en gemensam institution för kemi inom den naturvetenskapliga fakulteten och den tekniska fakulteten (Lunds tekniska högskola, LTH). En av fyra enheter vid KILU är Centrum för Analys och Syntes (CAS). CAS består av ca. 68 anställda samt ungefär lika många stipendiater, gäster och studenter. Som institutionsadministratör vid CAS kommer du att vara en del av en internationell miljö där vi har ett stort flöde av nya anställda, studenter och gäster som innebär varierande administrativa uppgifter. Vid avdelningen arbetar vi ständigt för att skapa förutsättningar för arbetsglädje, utveckling och delaktighet för alla medarbetare.

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får goda förmåner, generös semester och en bra tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Läs mer om att vara anställd hos oss här https://www.medarbetarwebben.lu.se/anstallning

Arbetsuppgifter

• Allmän administrativ service: informationshantering, sekreterare vid möten, posthantering, kurirförsändelser, lokalbokning, arkivering.
• Service gentemot personal: introduktion av nya personer i verksamheten (säkerhetsrutiner, nycklar, passerkort, behörigheter), arvoden, viss hantering av reseräkningar, semesterärenden.
• Studieadministration: förberedelser inför kursstart och tentamina.
• Registrering av student- och doktorandprestationer.
• Viss kursadministration i lärplattform (Canvas).
• Ekonomi: viss fakturahantering, beställning av kontorsmaterial.
• Uppdatering av avdelningens hemsida.
• Samarbete med institutionens (KILUs) gemensamma administration.

De första åren kommer du att arbeta tillsammans med befintlig institutionsadministratör, och delvis kommer arbetsuppgifterna att delas upp sinsemellan. Det finns en möjlighet att arbetsuppgifterna under den här perioden utvecklas, tas bort och/eller att det tillkommer nya uppgifter i samråd med föreståndaren. Du kommer att jobba i nära samarbete med dina kollegor på CAS samt i viss mån med övriga administratörer på Kemicentrum.

Krav

• Avslutad och godkänd gymnasieutbildning.
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• Goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
• God datorvana och goda kunskaper i Office-paketet.

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och det är viktigt att du kan hantera en varierande bredd av arbetsuppgifter. Du har en mycket god förmåga att kommunicera och har lätt att göra dig förstådd i relation till andra personer, då du i rollen som institutionsadministratör har mycket kontakt med personal, studenter och gäster. Hos oss är arbetstempot stundtals högt vilket ställer krav på flexibilitet. Du är strukturerad och har en god förmåga att självständigt planera och prioritera arbetsuppgifter samt att hantera situationer med högre arbetsbelastning. Du har en professionell framtoning, är positiv och har en stark servicekänsla. Vidare är du initiativtagande, självgående och noggrann, och intresserad av egen kompetensutveckling. Samarbete och flexibilitet är något vi värdesätter högt.

Övriga meriter:

• Administrativ eftergymnasial utbildning.
• Tidigare erfarenheter av administrativt arbete.
• Erfarenhet av ett serviceinriktat arbete.
• Erfarenhet av administrativa stödsystem.

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen samt bidra till dess framtida utveckling. Vi ser gärna att du har ett intresse av att arbeta i administrativa system samt även att du har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet.

Villkor Tillsvidareanställning, 100%. Provanställning kan komma att tillämpas.

Instruktioner för ansökan
Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).