Administrativ koordinator till institutionen för laboratoriemedicin - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om institutionen för laboratoriemedicins kansli (ILM)

Institutionen består av cirka 300 anställda och en omsättning i intäkter på cirka 366 miljoner, varav merparten i externa anslag. Läs mer om den forskning som bedrivs vid institutionen på Forskningsportalen. Vårt kansli består av 13 medarbetare varav en administrativ koordinator, en kommunikatör, två personalsamordnare, en personaladministratör, fem ekonomer och två ekonomiadministratörer som alla leds av en administrativ chef. Kansliets främsta arbetsuppgift är att stödja verksamheten, ett stöd som består av att bistå och rådge i diverse ärenden. Detta görs med utgångsläge som grundar sig i god kännedom om de lagar och regler som gäller för organisationen och det behov som verksamheten har.

Inom kansliet vid ILM värnar vi om en god arbetsmiljö där alla är lika värda. För oss är både den fysiska samt den sociala och organisatoriska arbetsmiljön viktig. Vi arbetar för att förebygga ohälsa och olycksfall och har nolltolerans mot kränkande särbehandling, för oss är det viktigt att du känner dig trygg på din arbetsplats. Vi följer de regler och riktlinjer som LU satt upp, dessa kan du läsa mer om här.

Vi söker nu en administrativ koordinator till vårt härliga kansli. Anställningen är en tillsvidaretjänst på heltid. Provanställning på 6 månader kan komma att tillämpas. Önskat startdatum är den 15 november 2021, eller snarast möjligt enligt överenskommelse. 

Arbetsuppgifter

Som vår administrativa koordinator kommer du ingå i vårt härliga kansli. Du kommer vara vår spindel-i-nätet och du kommer huvudsakligen att arbeta med:

• Forskarutbildning (ex registrera aktivitet och försörjning i Ladok, hantera disputationer inklusive bokning av resa och hotell samt hantera arvode för opponent)
• Utbetalning av arvoden
• Uppdragsutbildning (ex hantera kurs i LU’s lärarplattform Canvas)
• Stöd till prefekt, ledning, institutionsstyrelse, valberedning (ex kalla till möten, protokollföra, boka in möten, hantera underskrifter)
• Registrator (ex hantera diarieföring, arkivering, utlämning av allmän handling)
• Katalogadministratör i Lucat (ex hantera institutionens behörigheter)
• Generell administration för kansliet (ex inköp, boka lokal, posthantering)
• Reseräkningar (granska och registrera vid behov)

Ytterligare arbetsuppgifter gällande generell administrationen, HR-administration och ekonomi-administration kan förekomma/tillkomma.

Kvalifikationer

För tjänsten krävs:

• Universitets- och/eller högskoleutbildning,  eller motsvarande som bedöms vara likvärdig, inom relevant område för tjänsten
• Mycket god administrativ förmåga och erfarenhet av arbete med kvalificerat administrativt arbete
• Goda kunskaper, både muntligt och skriftligt, på svenska och engelska 
• En digital mognad med en vana och intresse för att arbeta i datasystem för att snabbt kunna sätta dig in i våra verktyg

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kommer att utföras i mycket nära samarbete med övriga medlemmar i och utanför kansliet, därför är mycket god samarbetsförmåga ett krav. Det är viktigt att du är personen som knyter kontakter på arbetet och tar ansvar för samarbeten på din arbetsplats samt att du engagerar dig i dina åtaganden. Tjänsten kräver också att du har en god kommunikationsförmåga eftersom institutionen har en internationell miljö. För att kunna hantera arbetsuppgifterna på ett kvalificerat arbetssätt krävs att du är personen som tar ansvar för dina ärenden genom att se till att dessa på ett korrekt och effektivt sätt fullföljs från start till slut. Vidare krävs att du är strukturerad och kan prioritera bland dina arbetsuppgifter.

Meriterande för tjänsten är:

• Du har erfarenhet av administrativt arbete inom universitet– och högskolesektorn eller annan offentlig sektor
• Du har tidigare erfarenhet från LU’s system: Primula, Lucat, W3D3, Proceedo, Canvas, Epic

Vi ser gärna att personen som ser möjligheter och lösningar när hinder uppstår och att har ett förebyggande och positivt förhållningssätt. Önskvärt för tjänsten är att du är noggrann och samvetsgrann, men samtidigt pragmatisk inför unika situationer som uppstår. Eftersom du kommer jobba tillsammans med vårt kansli och verksamhetens medarbetare är det viktigt att du är en person som kan se till andra människors perspektiv och värdesätta de mjuka värdena.

Instruktioner för ansökan

Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersökta kvalifikationer, ett CV samt examensbevis.

Övrigt

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.