HR-administratör -2 år - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

MAX IV är ett svenskt nationellt forskningslaboratorium med Lunds universitet som värduniversitet. Det tillhandahåller toppmodern instrumentering åt forskare från såväl Sverige som internationellt, för forskning inom områden som teknik, fysik, strukturbiologi, kemi och nanoteknik. Fullt utbyggd kommer MAX IV att ta emot mer än 2 000 forskare årligen vilka genomför banbrytande experiment inom material och biovetenskap med hjälp av det briljanta röntgenljuset.

Ditt team
Vi är tre medarbetare på HR avdelningen vid MAX IV. Två generalister och en rekryteringsspecialist. Vi har alla arbetat flera år vid Lunds universitet, har ett mycket bra samarbete och en riktigt bra sammanhållning. Behöver vi stöd och råd har vi tillgång till Lunds universitets centrala HR funktioner.

Vill du arbeta på världens ljusstarkaste synkrotronljusanläggning?

MAX IV söker en HR administratör till vår HR avdelning då vi behöver utökat stöd i våra administrativa HR processer. Är du intresserad av att bli den nya medarbetaren i vårt gäng ser vi fram emot att läsa din ansökan omgående. Intervjuer är planerade till 1-3 mars men vi arbetar löpande med urvalet.

Dina arbetsuppgifter kommer att vara

• Att tillsammans med rekryteringsansvarig ha mycket kontakter med chefer och sökande i rekryteringsärenden. Din roll blir att boka uppstartsmöten och intervjuer, ta hjälp av kollegor för resebokning till kandidaterna men även att handlägga rekryterings- och anställningsärenden i universitetets administrativa system Varbi.
• Att hantera administrationen kring relocationsupport för internationella medarbetare. Här arbetar vi med en extern leverantör så din roll blir att beställa och skicka in de underlag som behövs, t ex för ansökan om arbets-och uppehållstillstånd. Du kommer också att ansöka om samordningsnummer hos Skattemyndigheten.
  I vissa fall kommer du att göra upphandling av flytt av bohagstransporter.
• Att vara vår superuser i Primula lönesystem. Det innebär att du är länken mellan lönekontoret SSC (Statens Service Center) och MAX IV. Du granskar ärenden, t ex OB, ledigheter och entledigande.
• Att hantera timanställningar och övrig administration vid påbörjande samt avslut av anställning.
• Att hantera övrigt förekommande administrativa uppgifter t ex visst HR administrativt stöd till chefer såsom årlig semesteruppföljning.

För att bli framgångsrik i denna roll krävs att du har följande kvalifikationer:

• Flerårig erfarenhet av HR administration.
• Flytande i engelska och svenska i både tal och skrift.
• En vilja att lösa problem och ge service.
• Mycket god datorvana och förmåga att lära sig hantera nya administrativa system

Nedan ses som meriter

• Goda kunskaper i Primula (lönesystem).
• Kunskaper i Varbi (rekryteringssystem).
• Erfarenhet av relocationsupport.
• Erfarenhet av kontakter med myndigheter såsom Migrationsverket, Försäkringskassan och Skatteverket.
• Erfarenhet från offentlig sektor.
• Erfarenhet av arbete i internationell miljö.

Som person är du en problemlösare med ett utpräglat servicetänk. Du uppmärksammar och tar tag i saker på eget initiativ, följer upp och avslutar med fokus på att leverera lösningar och resultat. 
God samarbets- och kommunikationsförmåga är avgörande då du kommer att arbeta med arbetsuppgifter som innebär att ge service och stöd till hela organisationen i en internationell miljö. Det absolut viktigaste för att trivas i rollen är att du verkligen vill jobba med administration. Stor vikt kommer att läggas på personliga egenskaper.

Tjänsten är en tidsbegränsad anställning på två år.

Vad vi erbjuder
När du går med i vår MAX IV-familj så kliver du in i en värld bland den främsta vetenskapen. Vi synliggör det osynliga genom att stödja forskare från hela världen att generera vetenskapliga resultat till förmån för samhället. Vi erbjuder dig en mångkulturell arbetsmiljö med stora möjligheter för personlig utveckling och med respekt för en sund balans mellan arbete och privatliv.

Vill du arbeta i en utmanande och stödjande miljö? Kom till oss och ta chansen att göra en verklig skillnad!

För mer information:
https://www.lu.se/om-universitetet/jobba-hos-oss
https://www.maxiv.lu.se/pa-svenska/arbeta-pa-max-iv/