Forskningsadministratör till fysiska institutionen - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Fysiska institutionen är en av Lunds universitets största institutioner med närmare 400 anställda, verksam inom både Naturvetenskapliga fakulteten och LTH Lunds Tekniska Högskola.

Fysiska institutionen söker nu en forskningsadministratör till institutionskansliet, med ansvar för forskarutbildningsadministration och registratur för institutionen för ett nära samarbete med kollegor som arbetar kopplat både till grundutbildningen i fysik såväl som på de olika forskningsavdelningarna och centralt på institutionen. Arbetet är omväxlande och innebär mycket kontakter med kollegor, studenter och doktorander, såväl svenska som internationella, samt med lärare och övrig personal inom institutionen. Du kommer att samverka med chefer, studierektor för forskarutbildningen och avdelningsrepresentanter samt ha mycket kontakt med våra två fakulteter rörande utbildningsadministration, disputationer, arkiv, diarieföring och annat. I uppdraget ingår även att hantera grundläggande administration och service för institutionskansliet och stötta och hjälpa dina kollegor som har motsvarande arbetsuppgifter.  

Arbetsuppgifter
Som forskningsadministratör vid fysiska institutionen kommer du vara en del av institutionskansliet och primärt arbeta tillsammans med dina kollegor inom kansliet och studierektor för forskarutbildningen. Institutionens internationella miljö innebär många engelsktalande studenter, doktorander, anställda och gäster. Du kommer att arbeta inom två huvudsakliga områden vilka är allmän administrativ service samt utbildningsadministration.

Arbetsuppgifterna kommer bland annat att bestå̊ av:

• LADOK-administration och övrig administration för forskarutbildningen samt vid behov stötta i administrationen kring grundutbildningen (exempelvis registrering, studieplaner, betygsrapportering, arkivering, interna register, administration av FU-kurser och examinatorer m.m.).
• Övrig administration kring forskarutbildningen (exempelvis samordning av disputationer och visst direkt stöd kring genomförande, administrativt stöd kring FU-råd och årliga doktoranddagar m.m.)
• Vara registrator för institutionen. Arkivering och diarieföring inom institutionen, med stöd av övriga administratörer.
• Delta i utåtriktad verksamhet, kontakt med doktorander samt besvara frågor och förfrågningar både vid besök och digitalt
• Stötta kollegor inom studieadministration och koordinering med andra delar av Lunds universitet i samarbete med kollegor, studierektor, programplanerare och annan relevant personal.
• Institutionens LUCAT-administration.
• Hantering av behörigheter i passagesystem och tillträde till undervisningslokaler.
• Framtagande, hantering och översättning av studieadministrativa dokument och informationsmaterial på svenska och engelska.
• Vissa inköp av kontorsmateriel och andra förbrukningsvaror.
• Övriga administrativa göromål så som reseräkningar, lokalbokningar, beställningar, fikabeställning för institutionsledningen mm.

Detta ställer krav att du är serviceinriktad, har en positiv framtoning och självständigt kan strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Arbetstempot är stundtals högt vilket ställer krav på̊ flexibilitet. Du kommer att jobba i nära samarbete med dina kollegor inom institutionskansliet och med övriga medarbetare på fysiska institutionen.

Krav

• Relevant universitetsutbildning.
• Erfarenhet av utbildnings- eller forskarutbildningsadministration och studentservice inom universitetssektorn.
• Erfarenhet av diarieföring och digitala ärendehanteringssystem inom offentlig sektor.
• Mycket god datorvana och erfarenhet av att arbeta med digitala system.
• Dokumenterad god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på såväl svenska som engelska.

 Meriterande

• Dokumenterad erfarenhet av att skriva och översätta dokument mellan svenska och engelska, samt även andra språk som kan vara relevanta.
• God erfarenhet av arbete i Office 365.
• Erfarenhet av följande administrativa system: Ladok, TimeEdit, W3D3, Primula, Salto.
• Dokumenterad god förmåga att uttrycka sig i tal och skrift på ytterligare relevanta språk.

Du behöver ha förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet, samt intresse av att arbeta i administrativa system. Vi ser gärna att du även har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet.