Utbildningsadministratör/-er (1-3 st) vid kansli M - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Medicinska fakultetens utbildningsenhet består av fyra avdelningar och samlar fakultetens utbildningsadministration. Vi är en del av Medicinska fakultetens kansli.  

Den här tjänsten ingår i avdelningen för kursadministration och omfattar 13 medarbetare. Tjänsten är placerad i Lund. Just nu har vi kontor på HSC men om ett år flyttar vi till lokaler i Forum Medicum/BMC. Vi planerar att anställa 1 eller fler personer.  

Avdelningen ansvarar för kursadministration för 10 program på grund- och avancerad nivå, samt fristående kurser och sommarforskarskolan.  

Inom avdelningen säkerställs ett stabilt administrativt stöd till lärare och studenter, bland annat genom utarbetande av gemensamma rutiner och processer. Kursadministrationen arbetar nära tillsammans med andra administrativa avdelningar och fakultetens lärare för att utbilda framtidens personal inom vård och medicin.

Utbildningsenheten har en öppen och välkomnande arbetsmiljö där vi alla tillsammans bidrar till verksamhetens bästa.  

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss "Jobba hos oss". 

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som utbildningsadministratör kommer du att arbeta med olika kurser och program vid Medicinska fakulteten. Du kan läsa om alla våra utbildningsprogram på webben: https://www.medicin.lu.se/utbildning/utbildning-pa-grund-och-avancerad-niva . Du kommer att ha ett särskilt ansvar för ett specifikt program och samtidigt ingår du i ett lag av administratörer som stöttar varandra i utbildningsadministrativa arbetsuppgifter och frågor. I arbetet ingår även ett nära samarbete med kursledning och lärare, samt personal knuten till Region Skåne.

Vi söker en till flera utbildningsadministratörer. En av tjänsterna kommer eventuellt att ansvara för administration av sommarforskarskolan, vilket innebär att vissa arbetsmoment ligger sommartid och enstaka moment på kvällstid. Här kan du läsa om sommarforskarskolan https://www.medicine.lu.se/summer-scholarships-2022 Det är en engelskspråkig utbildning.   

I arbetet som utbildningsadministratör ingår att förbereda och organisera examinationer och inlämningsuppgifter, registrera resultat i Ladok, göra gruppindelningar, närvarolistor, hantera dokument och kommunikation i lärplattformen Canvas samt löpande kontakt med studenter, kursledning och lärare. Vidare ingår arbete med schemaläggning, boka möteslokaler och viss ekonomihantering. Andra administrativa arbetsuppgifter kan tillkomma efterhand.

Som utbildningsadministratör behöver du kunna hantera flera olika administrativa system. För närvarande används bland annat Ladok, TimeEdit, Canvas, QPS, W3D3, Officepaketet, Teams och Zoom i det dagliga arbetet.

Mängden arbete går i vågor över året. Vid terminsstart och terminsslut är det hög belastning, vilket innebär att du måste vara beredd på ett högre arbetstempo. Arbetsmängden utjämnas med perioder av lägre arbetsbelastning.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Avklarad gymnasieutbildning
• Erfarenhet av administrativt arbete
• Erfarenhet av serviceinriktat arbete
• God förmåga att uttrycka dig på både svenska och engelska i tal och skrift
• God samarbetsförmåga och initiativförmåga samt bra ordningssinne
• God förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet

Meriterande för anställningen är:

• Stor erfarenhet av att arbeta i administrativa system och med IT generellt
• Erfarenhet av arbete i supporterande och koordinerande roller
• Erfarenhet av arbete med många kontaktytor och en kommunikativ roll
• God vana av att arbeta i excel och word
• Ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet

Övrigt

• Anställningens omfattning är heltid (100%) och varaktighet är tillsvidare.
• Tillsvidareanställning, provanställning kan komma att tillämpas. 
• Inriktning är att intervjuer genomförs under vecka 26 och 27.
• Arbetsplats: HSC, Margaretavägen 1B, Lund

Så här söker du
Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)