Administrativ koordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Institutionen för laboratoriemdicin (ILM) har ett kansli bestående av 13 medarbetare varav en administrativ koordinator, tre personalsamordnare, en personaladministratör, fem ekonomer och två ekonomiadministratörer som alla leds av en administrativ chef. Kansliets främsta arbetsuppgift är att stödja verksamheten, ett stöd som består av att bistå och rådge i diverse ärenden. Detta görs med utgångsläge som grundar sig i god kännedom om de lagar och regler som gäller för organisationen och det behov som verksamheten har.

Inom kansliet vid ILM värnar vi om en god arbetsmiljö där alla är lika värda. För oss är både den fysiska samt den sociala och organisatoriska arbetsmiljön viktig. Vi arbetar för att förebygga ohälsa och olycksfall och har nolltolerans mot kränkande särbehandling, för oss är det viktigt att du känner dig trygg på din arbetsplats. Vi följer de regler och riktlinjer som LU satt upp, dessa kan du läsa mer om här:https://www.medarbetarwebben.lu.se/anstallning/arbetsmiljo-och-halsa

Arbetsuppgifter
Som vår administrativa koordinator kommer du ingå i vårt härliga kansli. Du kommer vara vår spindel-i-nätet och du kommer huvudsakligen att arbeta med:

• Forskarutbildning, ex registrera aktivitet och försörjning i Ladok, hantera disputationer (ex boka resa, hotell och hantera arvode för opponent)
• Utbetalning av arvoden
• Timanställda
• Uppdragsutbildning (hantera kurs i LU’s lärarplattform Canvas)
• Stöd till prefekt, ledning, institutionsstyrelse, valberedning (ex kalla till möten, protokollföra, boka in möten, hantera underskrifter)
• Registrator (ex hantera diarieföring, arkivering, utlämning av allmän handling)
• Katalogadministratör, Lucat (ex hantera institutionens behörigheter)
• Generell administration för kansliet (ex inköp, boka lokal, posthantering)
• Reseräkningar (granska och registrera vid behov)

Ytterligare arbetsuppgifter gällande generell administrationen, HR-administration och ekonomi-administration kan förekomma/tillkomma.

Kvalifikationer
För att vara aktuell för tjänsten behöver du uppfylla följande krav:

• Universitets- och högskoleutbildning eller motsvarande som bedöms vara likvärdig
• Mycket god administrativ förmåga och erfarenhet av arbete med kvalificerat administrativt arbete
• God samarbetsförmåga
• God förmåga att uttrycka dig väl, både muntligt och skriftligt, på svenska och engelska eftersom institutionen har en internationell miljö
• Har en digital mognad med en vana och intresse för att arbeta i datasystem för att snabbt kunna sätta dig in i våra verktyg

Det är meriterande för anställningen om du uppfyller följande:

• Du är personen som tar ansvar för dina ärenden, genom att se till att dessa på ett korrekt och effektivt sätt fullföljs från start till slut
• Du är strukturerad och bra på att prioritera bland dina arbetsuppgifter
• Du ser möjligheter och lösningar när hinder uppstår
• Du har lätt för att sätta in dig in i nya situationer och engagerar dig i dina åtaganden
• Du har ett förebyggande och positivt förhållningssätt
• Du är personen som knyter kontakter på arbetet och tar ansvar för samarbeten på din arbetsplats
• Du är en stabil person som kan se till andra människors perspektiv och värdesätter de mjuka värdena
• Du är noggrann och samvetsgrann, men samtidigt pragmatisk inför unika situationer som uppstår
• Du har erfarenhet av administrativt arbete inom universitet – och högskolesektorn eller annan offentlig sektor.
• Du har tidigare erfarenhet från LU’s system Primula, Lucat, W3D3, Proceedo, Canvas, Epic

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper och lämplighet

Övrigt
Anställningen är tillsvidare med omfattning 100% av heltid med tillträde den 1 augusti 2022 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att bli aktuell.

Så här söker du
Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.) 

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.