Institutionsadministratör vid institutionen för Arkitektur och byggd miljö - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Institutionen för arkitektur och byggd miljö bedriver undervisning och forskning om gestaltning, planering och produktion av byggda miljöer. Innehållsmässigt spänner institutionen över ett brett fält som sorteras under de fem ämnena arkitektur, form och design; arkitektur och kultur; boende och bostadsutveckling; miljöpsykologi samt urban design och urbanism. Institutionen medverkar i drygt hundra kurser på grundutbildnings- och forskarnivå, och ansvarar för ger huvuddelen av undervisningen inom Arkitektskolan med det femåriga Arkitektprogrammet samt tre internationella masterprogram: Architecture, Digital Architecture and Emergent Futures och SUDes, Sustainable Urban Design. Institutionen ger också undervisning vid Industridesignskolan, samt vid Campus Helsingborg och har flera fristående kurser. 

Institutionen för arkitektur och byggd miljö omsätter c.a 90 Mkr/år och sysselsätter c.a 70 personer – lärare, forskare, teknisk/administrativ personal och doktorander, samt utöver dessa korttidsanställd personal. Den teknisk/administrativa personalen på åtta anställda utgör institutionens gemensamma kansli för verksamhetsstöd.

Som institutionsadministratör vid Arkitektur och byggd miljö kommer du att ingå i institutionens gemensamma kansli, en grupp med åtta medarbetare som leds av en administrativ chef. Gruppen utgör en gemensam resurs för hela institutionen med syfte att ge administrativt stöd till institutionens prefekt, enhetsföreståndare, ämnesansvariga, forskare, lärare, forskarstuderande och studenter.

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.
Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Arbetet som institutionsadministratör innebär administration och handläggning inom ett brett område och i olika administrativa system. 

Huvudsakliga arbetsuppgifter är:

• Att ge stöd till prefekt, ledning, institutionsstyrelse samt institutionens valberedning
• Självständigt formulera utkast till beslut, utvärderingar, äskanden, verksamhetsrapporter och andra dokument
• Ansvara för institutionens årshjul och kalender, protokoll, mötesbokningar, hantera underskrifter m.m.
• Att vara institutionens registrator (till exempel hantera diarieföring, arkivering, utlämning av allmän handling)
• Fakturahantering
• Att vara resesamordnare
• Rese- och utläggsräkningar (granska och registrera)
• Att ge stöd till externa gäster
• Att publicera information på institutionens webb
• Även andra arbetsuppgifter kan komma i fråga

Kvalifikationer 

Krav för anställningen är:

• Dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
• Mycket god administrativ förmåga, utvecklad samarbetsförmåga, självständighet och initiativkraft
• Mycket god datorvana och goda kunskaper i samt erfarenhet av Officepaketet.
• Mycket goda språkliga färdigheter i svenska och engelska i såväl tal som skrift.

Du tycker om att arbeta med service, har mycket god samarbetsförmåga och kan självständigt strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Arbetstempot är stundtals högt vilket ställer krav på flexibilitet. 

Meriterande för anställningen är:

• Universitets- och högskoleutbildning eller motsvarande som bedöms som likvärdig
• Erfarenhet av administrativt arbete inom högskolesektorn
• Vana av och intresse för att arbeta i administrativa stödsystem
• Erfarenhet av att publicera information på hemsidor 

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen/institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt 
Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med tillträde den 1 november 2022 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Så här söker du
Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc)”.

Välkommen med din ansökan!

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.