Personaladministratör till medicinska institutionskansliet, Malmö - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Medicinska institutionskansliet i Malmö (MiM) ger administrativ service åt de två medicinska institutionerna placerade i Malmö; institutionen för kliniska vetenskaper, Malmö (IKVM) och institutionen för translationell medicin (ITM).[LG1] 

Verksamheterna bedriver världsledande forskning som spänner över ett brett fält – från molekylärmedicin till ett folkhälsoperspektiv, samt epidemiologi, cancer och hälsovetenskap, för att nämna några. Inom institutionerna bedrivs även utbildning, framför allt läkarutbildningens sista terminer och inom folkhälsovetenskap. Verksamheterna har ett nära samarbete med hälso- och sjukvården och Region Skåne och finns placerade på Clinical Research Center (CRC), Wallenberglaboratoriet i Malmö och i Region Skånes lokaler på SUS Malmö sjukhusområde.

Vårt kansli ansvarar för att ge administrativt stöd i bland annat anslagsadministration, ekonomihantering, budget, uppföljning, processer inom HR-området, personaladministration samt kommunikation. Samtidigt ges även administrativt stöd till institutionernas prefekter. MiM består av en administrativ chef, fem medarbetare inom ekonomifunktionen, en kommunikatör, tre administratörer och tre personalsamordnare.

Inom Medicinska institutionskansliet värnar vi om en god arbetsmiljö där alla är lika värda. För oss är både den fysiska samt den sociala och organisatoriska arbetsmiljön viktig. Vi arbetar för att förebygga ohälsa och olycksfall och har nolltolerans mot kränkande särbehandling, för oss är det viktigt att du känner dig trygg på din arbetsplats. Vi följer de regler och riktlinjer som LU satt upp, dessa kan du läsa mer om här:https://www.medarbetarwebben.lu.se/anstallning/arbetsmiljo-och-halsa

Vi erbjuder 

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitets hemsida om att vara anställd vid Lunds universitet Jobba hos oss.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden 

Som personaladministratör kommer du vara en nyckelperson i det administrativa stödet till forskargruppschefer och medarbetare inom våra institutioner och till dina kollegor på kansliet. Arbetsuppgifterna kommer bland annat att bestå av:

• Doktorandrekryteringar och förlängningar
• Registrering av intermittenta överenskommelser och tidrapporter
• Stipendium, bland annat postdoktorstipendium
• Arvoden, bland annat opponentarvoden
• Diarieföring och arkivering
• Andra löpande personal- och löneadministrativa arbetsuppgifter

Även andra arbetsuppgifter kan förekomma.

Som kansliets personaladministratör kommer du att vara en nyckelperson till vilken medarbetare och chef kan vända sig till för stöd och hjälp.

De administrativa verktyg som används är främst personalsystemet Primula, rekryteringsverktyget Varbi, personkatalogen Lucat och diarieföringssystemet W3D3.

Kvalifikationer

• Utbildning på minst gymnasienivå
• Erfarenhet av personaladministrativt arbete eller annan liknande erfarenhet
• Mycket goda kunskaper i svenska och engelska i både tal och skrift.
• Du ska vara väl förtrogen med Office-paketet

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Som person är du noggrann och trivs med rutinartade arbetsuppgifter, både stort och smått. Du tar ansvar för dina arbetsuppgifter och är lyhörd för verksamhetens behov. Du tycker om att ge service med hög kvalitet samt har en god förmåga att arbeta självgående och strukturerat. God samarbetsförmåga är en förutsättning för denna tjänst, liksom att du är intresserad av att bygga och vårda relationer, både internt inom vårt kansli, men även gentemot våra forskargrupper.

Meriterande för anställningen:

• Eftergymnasial utbildning inom relevant område
• Erfarenhet av att arbete inom offentlig sektor, gärna inom högskole- och universitetsvärlden, eller annan statlig myndighet.
• Erfarenhet av arbete inom Lunds universitet
• God erfarenhet och kunskap inom IT-baserade stödsystem för personaladministration, företrädesvis de administrativa systemen; Primula, Varbi, W3D3 och/eller Lucat

Övrigt 

Anställningen är en särskild visstidsanställning, på heltid, under 12 månader. Önskat tillträdesdatum snarast, eller enligt överenskommelse.

Så här söker du 

Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersöka kvalifikationer, ett CV samt examensbevis. Du kommer också behöva svara på ett antal urvalsfrågor. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan. Urval och intervjuer kommer att ske så snart ansökningstiden löpt ut.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.