Personal-/HR-administratör vid Avdelningen för Teknisk vattenresurslära - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Vi söker en personaladministratör/HR-administratör till Institutionen för Bygg- och miljöteknologi vid Lunds Tekniska Högskola. Institutionen har nio avdelningar och du kommer att arbeta med personaladministration för fyra av dem. Avdelningarna är Teknisk vattenresurslära där tjänsten organisatoriskt är placerad, samt Konstruktionsteknik, Installationsteknik samt Byggnadsfysik. Tillsammans har avdelningarna cirka 75 anställda medarbetare och utöver det stipendiater, industridoktorander, timanställda och gäster.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.
Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som personal-/HR-administratör är det huvudsakliga uppdraget att ge administrativt stöd inom HR-området, till chefer och verksamheten. Anställningen innehåller ett brett register av arbetsuppgifter inom personal-/HR-administration och annan administrativ service. Detta innebär mycket kommunikation med medarbetare och chefer på både svenska och engelska. Arbetet innebär nära samarbete med såväl övriga administratörer på institutionen som med forskare och lärare. Du kommer också att samverka med kollegor på andra organisatoriska nivåer inom universitetet. Vi söker dig som har erfarenhet av att ge service och att arbeta med administration inom personalområdet, och som trivs i både en praktisk och rådgivande roll.

Vi söker en serviceorienterad person som är flexibel, strukturerad och effektiv i sitt sätt att arbeta. Arbetet ställer höga krav på noggrannhet, planeringsförmåga och förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt. Arbetet är periodvis intensivt, vilket ställer krav på förmåga att arbeta under tidspress och att självständigt kunna prioritera mellan olika arbetsuppgifter. Hänsyn kommer att tas till god samarbetsförmåga, initiativförmåga och självständighet.

Arbetsuppgifterna är huvudsakligen:

• Ge rådgivning och stöd i personaladministrativa frågor
• Handlägga rekryterings- och anställningsärenden i universitetets administrativa system, Varbi
• Hantering av doktorandanställningars förlängning
• Bevakning och hantering av tidsbegränsade och intermittenta anställningar
• Källrapportör och granskare i lönesystemet, Primula
• Ge stöd i grundläggande arbetsrätt och avtalsfrågor till chefer och anställda
• Introduktion för nyanställd personal och gäster med både svensk och internationell bakgrund
• Registrering och bevakning av behörigheter, uppdrag med mera i Lunds universitets katalogsystem Lucat
• Diarieföring i W3D3 och arkivering lokalt och på Arkivcentrum Syd
• Arvodeshantering
• Aktivt deltaga i administratörsgruppen på institutionen, inklusive vara back-up vid behov
• I samverkan med kollegor i verksamhetens HR-organisation utveckla och implementera lokala processer och administrativa rutiner inom HR-området
• Övrigt förekommande administrativa arbetsuppgifter till exempel hantering av varsel, etapplyft, granskning av entledigande samt bevakning av semestrar.

Arbetsuppgifterna kan komma att förändras och utvecklas över tid i enlighet med verksamhetens behov.

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Utbildning på lägst gymnasienivå, som arbetsgivaren bedömer relevant.
• Erfarenhet av HR-/personaladministrativt arbete eller annan liknande erfarenhet
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift
• Goda kunskaper i engelska i tal och skrift
• Självständighet i arbetet
• God initiativförmåga
• God förmåga att strukturera och planera det egna arbetet

Meriterande för anställningen är:

• Universitets- och/eller högskoleutbildning inom personal och arbetslivsfrågor eller utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Erfarenhet av Lunds universitets administrativa system som till exempel Varbi, Primula, Lucat, DFS/W3D3
• Erfarenhet av arbete inom offentlig sektor, gärna inom högskole- och universitetsvärlden eller annan statlig myndighet
• Erfarenhet av arbete med administrativ service

Hänsyn kommer vidare att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom institutionen samt bidra till dess framtida utveckling.

Övrigt

Anställningen är en tillsvidareanställning med tillträde den 1 april 2023 eller enligt överenskommelse.

Provanställning kan komma att tillämpas.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc)”.

Välkommen med din ansökan!