Konferenssamordnare med fokus på mat och dryck - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Konferenssamordnare med fokus på mat och dryck till LU-konferens!

LU Konferens, en avdelning inom sektionen LU Service vid Lunds universitet, har 20 anställda konferenssamordnare och konferensvärdar. Varje år genomförs mellan 300 och 400 evenemang som kan vara fysiska, digitala eller hybrida. Alla evenemang har Lunds universitet eller någon av universitetets samarbetspartners som värdar. LU Konferens genomför också större konferenser och kongresser i undervisningslokaler eller i anläggningar utanför universitetet. LU Konferens är alltså ingen traditionell konferensanläggning utan arrangerar möten i de rum som passar bäst att arrangera mötena i. Det kan vara i Universitetshuset, i Gamla Biskopshuset, i en undervisningssal på LUX eller på en hotellanläggning. Det blir lite flängande, det blir det, men det finns fina elbilar att susa runt i.

Vi har blivit väldigt bra på det vi gör och ligger i framkant när det gäller produktion av till exempel digitala möten, hybridevent, live-sändningar men också konferenser och vetenskapliga kongresser. Nu söker vi en konferenssamordnare som ska ha ansvar för mat och dryck till våra olika evenemang.

Arbetsuppgifter

Du kommer ha ett övergripande ansvar för samordning av mat och dryck. Det kan vara allt i från att delta i referensgrupper för upphandling av catering eller ta fram riktlinjer för hållbarhet till detaljplanering och operativt genomförande av till exempel mingel eller middagar i samband med olika sorters evenemang som konferenser, kongresser, seminarier, examensceremonier och andra akademiska högtider.

Vi söker dig, strukturerade, organiserade och socialt kompetenta person för att driva detta arbete framåt. Till din hjälp har du många trevliga kollegor och ännu fler trevliga kunder. I arbetet samarbetar du nära våra projektledare, tekniker, konferensvärdar, leverantörer och kunder varför social kompetens och en hög känsla för service är ett måste. Du kommer att arbeta i en internationell miljö och det är därför självklart för dig att kommunicera på både svenska och engelska, i så väl tal som i skrift. Du förstår att olika kulturer, yrkesroller och relationer påverkar hur du kommunicerar med deltagare och kunder.

Du ansvarar för detalj- och resursplanering, dialog med vår genomförande personal samt våra cateringleverantörer. Du ansvarar för kvalitetsuppföljning, avtal kopplade till området samt operativt genomförande av evenemang som till största del innehåller mat- och dryckestjänster, vilket innebär att:

• ansvara för området mat och dryck i universitetets representationshus, Gamla Biskopshuset
• delta i produktionsmöten med projektledare, kunder och konferensvärdar
• detaljplanera och samordna specialkost, antal, tidsplaner o.s.v.
• samordna beställningar och leveranser med externa cateringleverantörer
• kvalitetsuppföljning med leverantörer.

Du deltar i förberedandet av evenemang och samarbetar med våra konferensvärdar i genomförandet. Du är också med och träffar kunden och startar upp evenemangen. När det är middagar, mingel eller examensceremonier är du den som planerar hela evenemanget, tillsammans med kund och leverantörer. Efter evenemanget ansvarar du för kvalitetsuppföljning och återkoppling till cateringleverantören.

Du kommer att ha mycket frihet under ansvar och måste således kunna ta initiativ, självständigt driva arbetet framåt, fråga när du inte förstår eller vända dig till ditt eget nätverk för att få svar. Vi värdesätter samarbetsförmåga, prestigelöshet, kommunikativ förmåga och struktur. Och humor. Mycket humor. Det är viktigt.

Vi arbetar ständigt för att förbättra arbetsmiljön och vi behöver alltid nya förmågor, nya tankar, nya erfarenheter och nya idéer. Vi behöver någon som vill bidra, göra skillnad och göra oss bättre. Vi bryr oss inte om var på planeten du är född och ej heller om du är man, kvinna eller något annat. Du får vara den du är men du behöver kunna ge ruskigt bra service samt kunna samarbeta med dina kollegor och dina kunder.

Kvalifikationer

För att vara aktuell för tjänsten behöver du

• en utbildning inom restaurang, konferens eller service, eller annan utbildning och/eller arbetslivserfarenhet som arbetsgivaren anser relevant
• ha vana att arbeta självständigt och driva egna evenemangsbokningar med fokus på mat och dryck (inkl. viner) inom konferens- eller restaurangverksamhet
• ha vana att arbeta med flera olika evenemang/projekt, som är i olika faser, samtidigt
• ha god samarbetsförmåga och vana att arbeta i team mot gemensamma mål
• vara van att hålla kund- och leverantörsmöten
• erfarenhet av resursplanering och bemanning av evenemang.

Vidare behöver du ha

• mycket goda kunskaper att tala och skriva svenska och obehindrat tala och skriva engelska
• grundläggande kunskaper i Office-paketet (eller liknande) för mail, kalender o.s.v.
• kunskaper i Teams, Zoom eller liknande
• inneha B-körkort.

Det är meriterande om du har erfarenhet av

• servering
• att arbeta med evenemang inom svenska lärosäten (gärna akademiska kongresser)
• att arbeta i Filemaker-baserade bokningssystem för evenemang.

Övrigt

Anställningen är ett vikariat med start 2023-05-01 eller enligt överenskommelse, till och med 2023-12-31.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.