Ekonomiadministratör vid Internationella Miljöinstitutet - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Internationella miljöinstitutet (IIIEE) vid Lunds universitet inrättades 1994 och har sedan dess utvecklat internationell och genuin tvärvetenskaplig utbildning och forskning med fokus på att accelerera omställningen till hållbarhet. IIIEE strävar efter att knyta samman forskningsresultat och deras tillämpning och samverkar aktivt med företag, myndigheter och organisationer lokalt, nationellt och globalt. Vid IIIEE är verksamheten fokuserad på: styrmedel, affärsmodeller, hållbar konsumtion och stadsutveckling. För mer information se: www.iiiee.lu.se

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitets webbplats jobba hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Det ekonomiadministrativa arbetet innebär administration och handläggning inom ett brett område och i olika administrativa system. Arbetet innebär bl.a. att bidra med stöd och underlag till den ekonomiska planeringen och uppföljningen av såväl institutionen som helhet (budget och bokslut) som enskilda forskningsprojekt. I denna roll arbetar du med löpande bokföring, fakturering och fakturagranskning, kontraktshantering, verifikationer, bokföringsunderlag, reseräkningar osv.

Du arbetar i en dynamisk forskningsmiljö nära verksamhetens forskare och utgör ett viktigt stöd vid ansökan, genomförande, rapportering och revision av projekt finansierade av både svenska och utländska bidragsgivare. Även EU-projekt ingår. En stor del av arbetet berör forskningsprojekt på institutionen: från uppstart av projekt till slutredovisning. För att kunna göra det på bästa sätt så håller du dig kontinuerligt uppdaterad om de olika bidragsgivarnas regelverk.

Du kommer också att ansvara för dokument- och ärendehantering och för detta använder Lunds universitet diarieföringssystemet W3D3. Även andra administrativa uppgifter ingår i tjänsten och en viss förändring av arbetsuppgifterna sker kontinuerligt för att anpassa dem till verksamhetens behov.

Du arbetar med stöd och uppbackning från dina närmsta kollegor i den administrativa gruppen. Arbetet innebär också täta kontakter och samarbete med övriga medarbetare inom institutionen såsom föreståndare, administrativ gruppchef, forskare och lärare.

Huvudsakliga arbetsuppgifter är:

• Löpande ekonomiarbetet samt ekonomiska uppföljningar och avstämningar.
• Bistå ekonom/gruppchef i budget- och uppföljningsarbetet.
• Administration av forskningsprojekt.
• Fakturahantering, reseräkningar, utlägg.
• Stöd till medarbetarna vid inköp av varor och tjänster.
• Inventering och anläggningsregistrering.
• Diarieföring och arkivering.
• Organisera aktiviteter och event.
• Övrigt löpande administrativt arbete som t ex lokalbokning, mötesbokningar, uthyrning av lokaler samt rese- och hotellbokningar.
• Kontaktperson för lokalvård, vaktmästeri och leverantörer.
• Samordna lokaler, kontor och möbler.
• Även andra institutionsadministrativa arbetsuppgifter kan ingå i tjänsten.

Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid.

Krav för anställningen är:

• Minst gymnasial utbildning med inriktning mot ekonomi eller administration.
• Dokumenterad erfarenhet av ekonomiadministrativa arbetsuppgifter.
• Mycket god administrativ förmåga, utvecklad samarbetsförmåga, självständighet och initiativkraft.
• Mycket god datorvana och goda kunskaper i samt erfarenhet av Officepaketet.
• Mycket goda språkliga färdigheter i svenska och engelska i såväl tal som skrift.

Du tycker om att arbeta med service, har mycket god samarbetsförmåga och kan självständigt strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Arbetstempot är stundtals högt vilket ställer krav på flexibilitet. 

Meriterande för anställningen är:

• Universitets- och högskoleutbildning eller motsvarande som bedöms som likvärdig.
• Erfarenhet av ekonomi och administration inom högskolesektorn.
• Erfarenhet av Lunds universitets administrativa system, rutiner och regelverk.
• Kunskap om statliga regelverk och om att vara statligt anställd.
• Kunskap om offentlig upphandling.
• Kunskap om hantering av elektroniska fakturor och inköp.
• Erfarenhet av arbete med diarieföring och arkivhantering.
• Vana av och intresse för att arbeta i administrativa stödsystem.

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen/institutionen samt bidra till dess framtida utveckling. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi vill att du ska vara självgående, analytisk, noggrann, ansvarstagande, strukturerad och serviceinriktad. Du kan samarbeta och ta initiativ, samt har förmåga att se helheter och sammanhang.

Övrigt 

Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med tillträde snarast eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Så här söker du
Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc).

Välkommen med din ansökan!

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.