Ekonomiadministratör vid Institutionen för elektro- och informationsteknik - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen
Institutionen för elektro- och informationsteknik på Lunds tekniska högskola, Lunds universitet, är en av de större institutionerna med cirka 120 anställda. Av dessa är ett 50-tal doktorander och cirka 40 lärare/forskare. Vi har en omsättning på omkring 150 miljoner, fördelat 2/3 på forskning och 1/3 på undervisning. Institutionen består av fyra avdelningar samt en teknisk och administrativ grupp om 9 personer. I den administrativa gruppen finns idag fyra personer bestående av en ekonom, en ekonomiadministratör, en HR-administratör och en utbildningsadministratör. Vi är placerade i E-huset på LTH:s campus i norra Lund, men har även undervisningsverksamhet på campus Helsingborg. På grund av pensionsavgång söker vi nu en ny medarbetare i form av en ekonomiadministratör.

Vi söker en serviceinriktad ekonomiadministratör som trivs i en bred administrativ roll på en internationell och dynamisk arbetsplats, med medarbetare från hela världen! 

Arbetsuppgifter
Som ekonomiadministratör ingår du i den administrativa gruppen. Arbetet omfattar ungefär lika delar ekonomiadministration samt allmän administration och service på institutionen.

Inom ramen för ekonomiadministrationen ingår att tillsammans med vår ekonom ge stöd för ekonomisk planering och uppföljning av institutionen som helhet såväl som enskilda mindre och större forskningsprojekt, samt för grundutbildningen. Du arbetar med bland annat budgetfrågor, löpande bokföring, fakturering och fakturagranskning, kontraktshantering, verifikationer och bokföringsunderlag, arvodesutbetalning, granskning av reseräkningar. Du gör också löpande ekonomiadministration för husstyrelsen, som hanterar gemensamma husintressen för institutionerna i E-huset samt driver ett tryckeri på campus.

Inom ramen för den allmänna institutionsadministrationen ingår att ansvara för institutionens övergripande diarieföring och arkivhantering. Du ger ledningsstöd i form av protokoll för institutionsstyrelsen och husstyrelsen, och ansvarar för allmän infrastruktur och trivsel i form av beställning av köksmaterial, är kontaktperson för kontorsmaterial och lokalvård. Du har också den administrativa kontakten med gäster som exempelvis opponenter och betygsnämnd inför disputationer, men även långtidsgäster. Du ansvarar för arrangemang som utflykter, mindre konferenser och möten som hålls på institutionen. Det kan också förekomma stöttande arbetsuppgifter inom utbildnings- och personaladministration vid arbetstoppar.

Arbetet innebär samarbete med övriga kollegor i institutionens administrativa grupp samt övriga medarbetare såsom prefekt, forskare och lärare. Samverkan med kollegor på andra organisatoriska nivåer inom fakulteten och universitetet ingår också. Vi har många internationella medarbetare och kontakter, så engelska används dagligen i tal och skrift. Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid utifrån verksamhetens behov.

Några av de större system som universitetet använder inom ekonomiområdet är Raindance, det elektroniska inköps- och fakturahanteringssystemet Lupin (Proceedo), samt EOS för prognos och budget. Utöver dessa använder vi också ett flertal interna system för budgetering, planering och uppföljning på institutionsnivå. För allmän administration använder vi W3D3 för diarieföring, universitetets person- och adresskatalog Lucat, samt personal- och lönehanteringssystemet Primula. För utbildningsadministration används Ladok.

Kvalifikationer
Krav för anställningen är:

• utbildning inom ekonomi på lägst gymnasienivå.
• god kompetens gällande ekonomisk planering, redovisning och uppföljning/analys.
• god erfarenhet av administrativt arbete.
• god datorvana och erfarenhet av att arbeta i (och lära sig nya) IT-system.
• goda kunskaper i MS Officepaketet, främst Excel och Word.
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
• god samarbetsförmåga, förmåga att vara flexibel, arbeta självständigt och ta egna initiativ, förmåga att vara noggrann och strukturerad samt ha servicekänsla.

Meriterande för anställningen är:

• utbildning på universitets- eller högskolenivå, gärna inom ekonomi men även allmänt.
• erfarenhet från ekonomihantering och administration, gärna inom offentlig verksamhet eller stora organisationer.
• kunskap om statliga regelverk och statstjänstemannarollen, främst inom ekonomiområdet men även allmänt.
• kunskap om hantering av elektroniska fakturor och inköp.
• erfarenhet av arbete med diarieföring och arkivhantering.
• erfarenhet av Lunds universitets administrativa system, rutiner och regelverk.

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid. Vi tillämpar även Lunds universitets avtal om distansarbete, vilket kan ge möjlighet att till viss del arbeta på distans. Läs mer på universitets webbplats om att Jobba hos oss. 

Övrigt
Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med tillträde snarast möjligt enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. Urvalsarbetet för tillsvidareanställningen kommer att påbörjas i augusti efter semestrarna. Det kan även bli aktuellt med ett vakansvikariat under tiden som tillsvidareanställningen tillsätts, ca augusti-november.

Så här söker du
Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc)”. Du kommer att få besvara urvalsfrågor i samband med din ansökan. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Välkommen med din ansökan!