Vikarierande studentkoordinator till Studentreceptionen/International desk - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Mottagande, mobilitet och service (MMS) är en grupp inom Externa relationers avdelning för internationalisering. Gruppen ansvarar bland annat för bemanning av Studentreceptionen / International Desk som ger service till studenter från hela universitetet samt till allmänheten.

MMS arrangerar även mottagandet för internationella studenter, och handlägger universitetsövergripande utbytesstudier, stipendier för Erasmuspraktik, Crafoord-stipendier, med mera.

Totalt är vi ett tjugotal medarbetare, med bakgrund från olika länder.

https://www.lu.se/studera/livet-som-student/service-och-stod/studentreceptionen

https://www.lunduniversity.lu.se/current-students/international-desk

 Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss

Arbetsuppgifter

Vi söker nu en kollega som kan vikariera i vår reception. Observera att arbetsuppgifterna i receptionen kräver att man är på plats på kontoret i Lund, minst fyra dagar per vecka och att de inte går att kombinera med studier. Du behöver vara bekväm med att arbeta självständigt och ha en mycket god kännedom om Lunds universitet, men du kommer även att få en introduktion i olika system och arbetsrutiner.

Du kommer tillsammans med en annan kollega bemanna receptionen och hantera inkomna ärenden till receptionen via besök, zoom, telefon, mail och sociala medier. 

Du kommer också att tillsammans med en annan kollega ansvara för krisbevakning för utresta studenter som befinner sig utomlands.

Det är viktigt att du kan uttrycka dig vänligt, korrekt och myndighetsmässigt på såväl svenska som engelska, både muntligt och skriftligt. Som anställd representerar du myndigheten Lunds universitet, och frågorna kan komma från hela världen.

Arbetsuppgifter:

• Fysiskt bemanna Lunds universitetsgemensamma reception - Studentreceptionen / International Desk
• Bemanna receptionen via mail, telefon, Zoom och sociala medier
• Administrativt arbete i Ladok och andra administrativa system
• Krisbevakning för utresta studenter
• Diverse övrig administration

Även andra arbetsuppgifter kan förekomma och arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid.

Kvalifikationer

Krav för anställningen:

• Högskoleutbildning
• Aktuell och mycket god kännedom om Lunds universitet och dess organisation
• Mycket goda språkkunskaper i svenska och engelska, både i tal och i skrift 
• Stor servicekänsla och social kompetens vid kontakt med både studenter och kollegor
• Erfarenhet och noggrannhet i arbete med aktuella administrativa system

Meriterande:

• Erfarenhet av liknande arbete vid Lunds universitet
• Tidigare erfarenhet av att administrera sociala medie-kanaler
• Tidigare erfarenhet av arbete i databaser och administrativa system

Stor vikt kommer att läggas vid personliga egenskaper. Arbetsuppgifterna kräver att du har initiativförmåga, ordningssinne och stresstålighet. Det är viktigt att du är lösningsorienterad, trivs med att arbeta i grupp samt har en professionell och positiv framtoning.

Övrigt

Anställningen är ett tidsbegränsat vikariat med tillträde den 8 september 2023 eller enligt överenskommelse, och slutdatum 31 augusti 2024. Omfattningen är 100 %. Vid frågor är du välkommen att kontakta gruppchef Marie Herner Hällström, marie.herner_hallstrom@er.lu.se

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem, Varbi. Ansökan ska innehålla ett personligt brev med motivering till varför du är intresserad av tjänsten och på vilket sätt du uppfyller de uppställda kraven samt i förekommande fall har erfarenhet som är meriterande. Ansökan ska även innehålla CV, studieintyg samt övrigt som du önskar åberopa (uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.