Administratör vid Kemiska institutionen samt avdelningen Kemisk fysik - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Kort beskrivning av verksamheten
Kemiska institutionen vid Lunds universitet (KILU) är en gemensam institution för kemi inom den naturvetenskapliga fakulteten och den tekniska fakulteten (Lunds tekniska högskola, LTH) med ca. 345 anställda, varav 150 forskarstuderande. Avdelningen Kemisk fysik är en del av Kemiska institutionen och består av ca. 50 anställda

Arbetsuppgifter
Som administratör vid Kemiska institutionen och avdelningen Kemisk fysik kommer du att vara en del av en internationell miljö där vi har ett stort flöde av nya anställda, studenter och gäster som innebär varierande administrativa uppgifter.

Du kommer att vara placerad på avdelningen Kemisk fysik 50% där du ansvarar för avdelningsadministration. Övriga 50% kommer du att vara placerad på Kemiska institutionens administrativa enhet där du ansvarar för forskarutbildningsadministration och administrationen för två av Naturvetenskapliga fakultetens forskarskolor. Organisatoriskt kommer du att tillhöra administrativa enheten vid Kemiska institutionen.

I arbetet ingår bland annat:

• Allmän administrativ service: Informationshantering, sekreterare vid möten, posthantering, kurirförsändelser, lokalbokning, arkivering.
• Service gentemot personal: Praktiska detaljer såsom introduktion av nya personer i verksamheten (säkerhetsrutiner, nycklar, passerkort, behörigheter), arvoden, bokningar av resor/hotell/konferenser, viss hantering av reseräkningar, semesterärenden, hotellbokningar för gäster.
• Studieadministration avdelning: Registrering av doktorandprestationer och ärenden rörande doktorandutbildning för avdelningens doktorander.
• Studieadministration institution: Registrering av doktorandprestationer och ärenden rörande doktorandutbilning på institutionsnivå, kursadministration i lärplattform (Canvas), lokalbokningar samt kursvärderingar för doktorandkurser.
• Ekonomi : Viss fakturahantering, beställning av kontorsmaterial.
• Webb: Ansvar för och uppdatering av avdelningens hemsida.
• Samarbete med institutionens (KILUs) gemensamma administration.

Dessa uppgifter ställer krav på att du är serviceinriktad, har en positiv framtoning och självständigt kan strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Hos oss är arbetstempot stundtals högt vilket ställer krav på flexibilitet. Du kommer att jobba i nära samarbete med dina kollegor på Kemiska institutionen, avdelningen Kemisk fysik samt i viss mån övriga administratörer på Kemicentrum.

Rollen är under uppbyggnad vilket innebär att du kommer att ha stora möjligheter att påverka och utforma din tjänst.

Krav

• Avslutad och godkänd gymnasieutbildning
• Ett par års administrativ erfarenhet
• Erfarenhet av ett serviceinriktat arbete
• Mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• Mycket goda kunskaper i engelska i tal och skrift.
• God datorvana och goda kunskaper i Office-paketet.
• Erfarenhet av administrativa stödsystem

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper och det är viktigt att du kan hantera en varierande bredd av arbetsuppgifter. Du har en mycket god förmåga att kommunicera och har lätt att göra dig förstådd i relation till andra personer, då du i rollen som administratör har mycket kontakt med personal, studenter och gäster. Du är strukturerad och har en god förmåga att prioritera arbetsuppgifter samt att hantera situationer med högre arbetsbelastning. Du har en professionell framtoning, är positiv och har en stark servicekänsla. Vidare är du initiativtagande, självgående och noggrann, och intresserad av egen kompetensutveckling. Samarbete och flexibilitet är något vi värdesätter högt.

Övriga meriter:

• Administrativ eftergymnasial utbildning.
• Tidigare erfarenheter av administrativt arbete inom Lunds universitet eller annan högskola/universitet.
• Erfarenhet av att arbeta med webben.
• Erfarenhet av att föra mötesprotokoll.

Du behöver ha förmåga att självständigt kunna prioritera i det löpande arbetet, samt intresse av att arbeta i administrativa system. Vi ser gärna att du även har ett intresse för att utveckla och effektivisera arbetet.

Villkor

Tillsvidareanställning med start snarast möjligt, provanställning 6 månader.
Heltid, 100%
Kontaktperson: Caroline Lindblom, 046-222 81 94

Instruktioner för ansökan

Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).

En första intervju är planerad att ske under v. 48 och en eventuell andra intervju under v. 49.