Samordnare av servicecenter vid LU Service - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om LU Service

LU Service är en del av Lunds universitet och erbjuder servicetjänster till universitetets olika verksamheter. Vi finns för att göra livet enklare för de som arbetar med forskning och utbildning. Vi erbjuder tjänster inom bl.a. lokalvård, vaktmästeri, tryckeri och konferens.  

LU Service har påbörjat ett förändringsarbete för att bättre kunna möta våra beställares behov av service. Vi behöver någon som vill bidra, göra skillnad och göra oss bättre.

Rollen som servicevärd

I rollen som Servicevärd kommer du att vara med i arbetet att bygga upp och förvalta serviceleveransen i ett av universitetets hus.

Vi behöver någon som på riktigt kan service, som ser sina medmänniskor, som ser servicebehov och som tar ansvar för att lösa problem. Du behöver vara lika flexibel som strukturerad och känna dig lika hemma bakom receptionsdisken som i att hjälpa till med konferenstekniken eller med att stötta upp inom lokalvården när det krisar. Ingen dag är den andra lik och inget möte är det andra likt; många av arbetsuppgifterna är standardiserade och lika många kommer i stunden, i mötet med människor.

Du ansvarar för serviceleveransen i huset och även om du inte har formellt personalansvar behöver du kunna organisera och motivera både dig själv och dina kollegor att leverera den bästa servicen. Du ser och hör det mesta som händer varför du behöver ha integritet, kunna sålla information och har förmåga att hantera känsliga ärenden på ett professionellt sätt.

Du är prestigelös och initiativtagande. Du tar ansvar, är självdrivande, söker svar på frågor och är mer generalist än specialist. Du tar egna initiativ, samlar information, är nyfiken och kreativ; du vågar tänka nytt, frågar en kollega om du inte vet och är inte rädd för att göra fel eller säga ifrån.

Du är tydlig i din kommunikation och säkerställer att dina budskap når fram samt att du blir förstådd. LU Service är en mångkulturell arbetsplats och det är viktigt att du kan anpassa din kommunikation till olika mottagare.

Arbetstiderna är vanligtvis förlagda under dagtid men varierar efter aktiviteter i huset och kan innebära arbete på tidiga morgnar, sena kvällar och ibland under helg.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Exempel på arbetsuppgifter: 
Bemanna vårt servicecenter vilket kan innebära att

• samordna serviceinsatser som t ex lokalvård, mötestjänster, lokalbokning, post, bud och gods
• prioritera serviceinsatserna och bemanna dem, hantera vakanser och uppdatera scheman
• ha koll på vad som händer i huset genom tät dialog med dem som arbetar och besöker huset
• svara på frågor, hjälpa besökare, visa vägen
• boka lokaler, taxi, catering osv.
• ta emot och följa upp felanmälningar
• utfärda passerkort
• utföra allmänna, administrativa uppgifter inklusive inköp, registervård och stöd till grundutbildningen.

Kvalifikationer

För att vara aktuell för tjänsten ska du:

• ha relevant eftergymnasial utbildning eller långvarig erfarenhet inom serviceyrken som t.ex. hotell, reception, butik, mässor, restaurang eller konferens och som arbetsgivarens anser relevant
• förmåga att se helheten och utifrån den kunna ta fram koncept, förslag och identifiera vilka serviceinsatser som behövs
• vara van att arbeta med administrativa arbetsuppgifter som t. ex. resursplanering och schemaläggning av personal
• ha mycket god servicekänsla samt kommunikativ förmåga
• ha mycket god samarbetsförmåga
• ha initiativ-, problemlösar- samt ledarförmåga
• ha hög social kompetens
• vara positiv, prestigelös och strukturerad
• kunna prata och skriva obehindrat på svenska och engelska
• vara van att arbeta i Officepaketet samt Teams och Zoom
• kunna arbeta varierande arbetstider
• ha B-körkort
  
  

Det är meriterande om du har erfarenhet av:

• att bygga hållbara och långsiktiga relationer med t.ex. gäster, kunder och beställare
• lokalbokningssystem som t.ex. TimeEdit
• arbete med ärendehanteringssystem, hotellbokningssystem eller liknande

Övrigt

Tjänsten är en tillsvidaretjänst omfattande heltid. Önskat startdatum är 2024-03-01 eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas. 

När du söker

Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper, därför vill vi att du i din ansökan lämnar in cv samt ett personligt brev. I ditt personliga brev vill vi därför att du fokuserar på att beskriva i vilka sammanhang och på vilket sätt du levererar eller har levererat mycket god service. Vad det är som gör dig till en ”servicestjärna”. Vi vill också att du beskriver i vilka sammanhang och på vilket sätt du fått nytta av din goda samarbetsförmåga, din sociala kompetens och vi ber dig resonera kring din initiativ-, problemlösar- kommunikations- samt ledarförmåga.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.