Utbildningsadministratör vid INES - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Arbetsuppgifter
Detta uppdrag ger övergripande administrativt stöd framför allt till grundutbildningsverksamheten på institutionen för naturgeografi och ekosystemvetenskap (INES) och sker i mycket nära samarbete med INES ledning, studierektor, och studievägledaren. Andra stödfunktioner ingår såsom allmän diarieföring, inköp av varor, forskarutbildningsverksamhet och sociala evenemang (tex. fredagsfika).

Beskrivning av arbetsuppgifterna:

• information och service till studenter, doktorander, och lärare
• LADOK-administration för grundutbildningen (registrering, betygsrapportering, intyg, arkivering m.m.)
• LADOK-administration för forskarutbildningen, diarieföring av studieplaner, rapportering av aktivitetsgrad till SCB, etc.
• administration av kursstart, kallelser till kurser och antagningsärenden
• tentamensadministration (skrivvakter m.m.)
• utskick av informationsmaterial till studenter och doktorander
• allmän administration och huvudansvar för studentrelaterad diarieföring (W3D3)
• övergripande studieadministration och koordination med andra delar av Lunds universitet i samarbete med studierektor, studievägledare och annan relevant personal
• schemaläggning inklusive salsbokningar och personal i TimeEdit
• daglig telefon- och expeditionsservice
• vissa inköp av kontorsmateriel och andra förbrukningsvaror
• kontaktperson för inköp av kontorsmaterial
• kontaktperson för möbelinköp
• behjälplig vid beställningar av fika, måltider, blommor mm
• kontaktperson för INES gentemot fakulteten gällande diarieföring
• att inneha fullmakt för posthantering

Krav:

• Relevant utbildning på högskolenivå eller motsvarande kunskaper som inskaffats genom arbetslivserfarenhet som kan bedömas likvärdigt.
• Dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom universitet eller högskola.
• Stor erfarenhet av digital ärendehantering med e-tjänsteverktyg, dokumentation och arkivering.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift, såväl på svenska som på engelska, då det krävs i det dagliga arbetet.
• Hög serviceorientering och kompetens att samarbeta.
• Förmåga att se studenternas perspektiv.

Övriga meriter:

• Erfarenhet av att arbeta i digitala studieadministrativa system, t. ex. Primula, Ladok, NyA, TimeEdit, Sunet Survey, W3D3 och Canvas.
• God systemvana och förmåga att lätt sätta dig in i nya system.
• Hög generell digital kompetens samt erfarenhet av Office 365-produktpaketet, speciellt Excel och Word.
• Förmåga och intresse av att utveckla och effektivisera ditt arbete.
• Erfarenhet av arbete med många kontaktytor och en kommunikativ roll.

Vi kommer att lägga stor vikt vid dina personliga egenskaper, där vi ser god samarbetsförmåga, driv och självständighet som viktigast. Hänsyn kommer även tas till hur du genom din erfarenhet och kompetens kan komplettera och stärka det administrativa arbetet med INES utbildningar.

Villkor
Tillsvidareanställning med 75 % omfattning som kan komma att ökas till 100 % i samband med organisatoriska förändringar under 2025 eller 2026. Start snarast. Provanställning tillämpas.

Instruktioner för ansökan
Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.).