Vikarierande Aktivitetssamordnare vid LINXS - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

LINXS institut för avancerad neutron- och röntgenvetenskap (LINXS: www.linxs.se) är ett avancerat studieinstitut vars uppdrag är att främja vetenskap och utbildning med fokus på användningen av neutroner och röntgenstrålar, för att attrahera världsledande forskare för fokuserade forskningsbesök och att skapa internationella nätverk.

För att LINXS skall kunna klara av sitt uppdrag arrangerar LINXS events och aktiviteter, främjar och utvecklar både nationella och internationella samarbeten och projekt, samt erbjuder bra lokaler där forskare kan interagera med varandra både personligen och digitalt. Av denna anledning behöver LINXS rekrytera en aktivitetskoordinator. Personen kommer att vara ansvarig för planering och utförande av aktiviteter, samt säkerställa att våra events fungerar problemfritt. Tjänsten är ett vikariat för att ersätta aktivitetssamordnarens föräldraledighet.

Lunds universitet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Jämställdhet, lika villkor och mångfald är grundläggande principer för alla delar av vår verksamhet.

Arbetsuppgifter

• Koordinera events före, under och efteråt. Detta kan inkludera att förbereda möten, boka lokaler, beställa catering, samt boka resor och hotell. Även förberedelse och underhållning av lokalerna, koordinering av konferensavgifter, hantering av kostnadsersättning för besökare och talare vid events, samt planering för mottagande av gästforskare.
• Ge support vid både fysiska som digitala events och aktiviteter, exempelvis att sätta upp och genomföra digitala möten, inklusive att spela in dessa.
• Självständigt uppdatera webbaserade sidor. Detta inkluderar även att hjälpa till att utveckla LINXS websida och andra gränssnitt för att underlätta ovan nämnda uppgifter. Det kan innebära tillämpning av kommunikativa kunskaper, både självständigt och genom samarbete med utvalda kommunikatörer.
• Uppdatering av kontaktlista och information avseende deltagare vid events, samt annan statistik som är underlag för rapportering av LINXS aktiviteter.
• Hantering och registrering av dokumentation och beslut i Lunds universitets diariesystem.

Krav

• Utbildning: högre utbildning inom ett område som är relevant för tjänsten. Detta kan vara inom ett vetenskapligt eller ett icke-vetenskapligt område där det finns en påvisbar kompetens för de arbetsuppgifter som är involverade i tjänsten.
• Väldigt goda kunskaper i både tal och skrift i både engelska och svenska.
• Erfarenhet av att uppdatera innehåll på websidor och relevanta kunskaper inom kommunikation kopplat till detta.
• Datorvana, goda kunskaper av Microsoft Office, digitala möten och andra samarbetsverktyg (tex, Zoom och Microsoft Teams)

Övriga meriter:

• Erfarenhet av event- och/eller projektkoordinering och kommunikation eller annan erfarenhet relevant för tjänsten
• Erfarenhet av att utveckla och underhålla websidor, med tillhörande kommunikation, liksom vana att använda eventmanagementsystem (tex indico eller liknande) är meriterande
• Erfarenhet av att producera social media, skriva inlägg, bildbehandling, digital inspelning och redigering är meriterande
• Teknisk kunskap (tex datorvana och sätta upp digital konferensutrustning) är en fördel. Även vana med IT baserade administrativa system som tex Primula, W3D3, Lupin eller liknande
• Vana att arbeta i en tvärvetenskaplig och internationell miljö
• God nätverksförmåga
• Bra kommunikationsförmåga och bra på att arbeta i team
• Körkort

Som person är du ansvarsfull, pålitlig, positiv och lösningsorienterad. Du är motiverad och kan arbeta självstängt och visa initiativförmåga. Du är flexibel och trivs med högt tempo och med att hantera olika parallella arbetsuppgifter och korta deadlines.

Du är en lagspelare, intresserad av vetenskap, vetenskaplig kommunikation och människor. Du har en hög servicekänsla, arbetsmoral och integritet. Du vill växa med rollen och vidareutveckla LINXS verksamhet. Du är bekväm med att representera LINXS och har stor social kompetens.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi vill ta hänsyn till god samarbetsförmåga, drivkraft och självständighet och att den sökandes erfarenhet och kompetens kompletterar och stärker det administrativa arbetet inom LINXS, samt bidrar till den framtida utvecklingen av LINXS.

Villkor
Anställningsform: Visstidsanställning - 12 månader

Anställningens omfattning: 100 %

Tillträde:1 maj 2024 eller enligt överenskommelse

Kontaktperson; Anna Ntinidou, anna.ntinidou@linxs.lu.se, +46727172206

Instruktioner för ansökan
Ansökan skall skrivas på engelska. Ansökan bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev osv.).

Utvalda kandidater kommer att kallas till intervju i mars 2024.