Vik. fakultetssekreterare - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen

Humanistiska och teologiska fakulteternas kansli är en utvecklande och allsidig arbetsplats med olika yrkeskompetenser som stöttar verksamheten vid institutionerna inom flera olika områden. Här finns drygt 25 medarbetare som arbetar med bland annat ekonomi, kommunikation, HR-frågor, kvalitets- och utvecklingsfrågor samt internationellt utbyte. Dessutom ges stöd till fakultetsstyrelsen, arbetsutskottet och verksamhetsnämnderna med ansvar för grundutbildning, forskarutbildning och forskning. På kansliet arbetar vi kontinuerligt för att skapa förutsättningar för arbetsglädje, utveckling och delaktighet för alla medarbetare.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Som fakultetssekreterare är du en viktig kugge i fakulteternas övergripande administration och samordning av arbetet inom grundutbildning, vilket bland annat innefattar :

• att fungera som sekreterare i fakulteternas grundutbildningsnämnd. Du ansvarar för sammanträdesadministration, kallelser och protokoll samt planering av nämndens arbete. I rollen ingår även att vara handläggare i olika ärenden som rör grundutbildningsfrågor, samt arbeta i diarieföringssystemet W3D3.
• att administrera och dokumentera kvalitetsarbetet samt planera och genomföra olika projekt inom ramen för kvalitetssystemet tillsammans med utbildningsledaren
• att planera nätverksmöten i samråd med sammankallande och ta mötesanteckningar, samt göra utskick med information
• att ansvara för det praktiska planeringsarbetet kring årliga konferenser

Du har ett nära samarbete med prodekanen för grundutbildning och ingår i en arbetsgrupp bestående av utbildningsledare och kvalitetssamordnare. Du har också kontakt med medarbetare vid fakulteternas institutioner. Anställningen innebär en hög servicenivå och flexibilitet där det krävs att du kan ta eget ansvar för dina arbetsuppgifter, även tillkommande sådana. Periodvis kan hög arbetsbelastning förekomma.

Kvalifikationer

Krav för anställningen:

• Krav för anställningen är:
  högskoleexamen på lägst kandidatnivå
• erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
• mycket god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska och engelska
• erfarenhet av att ge verksamhetsstöd och service

Meriterande för anställningen är:

• erfarenhet av sammanträdesadministration
• god kunskap om högskolans villkor och regelverk
• erfarenhet av att arbeta med utbildningsfrågor
• erfarenhet av att arbeta i diariesystemet W3D3

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Du bör ha god samarbetsförmåga, ett prestigelöst förhållningssätt och en förmåga att skapa förtroendefulla relationer med medarbetare på olika nivåer. Vidare bör du vara noggrann och strukturerad samt ha förmåga att samordna och koordinera.

Övrigt

Anställningen är ett vikariat med omfattningen 100% under ett år med tillträde den 1 april 2024 eller enligt överenskommelse.

Så här söker du

Anställningen söks via universitetets rekryteringssystem. Ansökan ska/bör innehålla personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan ska/bör även innehålla CV, examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter till referenser, rekommendationsbrev etc.)