Fakultetskoordinator, Konstnärliga fakultetens kansli - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Konstnärliga fakulteten i Malmö är en av nio fakulteter inom Lunds universitet och består av Konst-, Musik- och Teaterhögskolan, samt Inter Arts Center. Vid konstnärliga fakulteten finns kandidat-, magister- och mastersprogram inom fri konst, musik och teater, samt ett antal kurser av olika omfattning. Här bedrivs också forskarutbildning och forskning med konstnärlig inriktning och i musikpedagogik.

Konstnärliga fakultetens kansli består av nio medarbetare och är beläget centralt i Malmö, ett stenkast från Möllevångstorget. Kansliet ger stöd till fakultetsledningen och institutionerna rörande bland annat utbildning, forskning, ekonomi, HR och kommunikation. Kansliets huvuduppdrag är att:

• ge professionellt och kvalificerat strategiskt stöd till fakultetens ledning, institutioner, nämnder och verksamheter
• bereda och verkställa beslut tagna av fakultetsstyrelse, dekan, vicedekaner samt nämnder och styrelser
• bidra till verksamhetsutveckling genom att omvärldsbevaka, analysera och initiera åtgärder i förhållande till verksamhetens behov och omvärldens krav och förväntningar
• rapportera till universitetet och andra relevanta aktörer
• bidra till, stödja i och följa upp regelefterlevnaden

Uppdragen utför vi på kansliet genom att:

• stödja genom dialog, råd och information
• vara lyhörda och flexibla för verksamheternas behov
• bidra till att utveckla fakultetens verksamhet, i förhållande till våra ansvarsområden
• vara initiativtagande och proaktiva i att utveckla vår verksamhet
• stå för kontinuitet, organisation och struktur
• vara en länk mellan institutionerna, fakulteten och universitetet gemensamt
• underlätta samarbete och samordning inom fakulteten, i samarbete med institutionerna

Vi söker nu en fakultetskoordinator med kunskap om regler och system, känsla för helhet och öga för detaljer. Hos oss får du en bred roll som expert inom dina områden och som stöd till både ledning och medarbetare över hela fakulteten. 

Arbetsuppgifter

Du kommer att arbeta brett med administration på fakultetens kansli. Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden är;

• HR-administration- stöd till chefer gällande handläggning av rekryteringar och förlängningar, uppföljning av tidsbegränsade anställningar, hantering av varsel, etapplyft och förlängning av doktorand, förlängning och förändring av anställning, hantering av uppdragstillägg, löneskulder etc.
• Sekreterare i fakultetsstyrelsen
• Registrator vid fakulteten och ansvarig för diarieföring och arkivering på kansliet
• Administrativt ansvarig för valfrågor på fakulteten, och administrativt stöd till valberedningen
• Administrativt ansvarig för hanteringen av fakultetens hedersdoktorer
• LUCAT-ansvarig och kontaktperson avseende LUCAT-frågor
• Administrativt stöd till fakultetsledningen
• Allmänt administrativt arbete

Dessutom är du behjälplig med beställningar av kontorsmaterial, mötes- och konferenslogistik, resebokningar, administration av semester- och mötesscheman. Du kan även komma att bli administrativ resurs i tillfälliga arbetsgrupper.

På fakulteten och på fakultetskansliet pågår utvecklingsarbete av processer, strukturer och rutiner vilket betyder att arbetsuppgifterna kan komma att variera och ändras över tid.

Kvalifikationer

Krav:

• akademisk examen eller annan likvärdig utbildning som arbetsgivaren bedömer relevant 
• erfarenhet av HR-administrativa arbetsuppgifter
• erfarenhet av samordnande- och serviceinriktat administrativt arbete inom offentlig sektor
• mycket god dator- och systemvana
• god förmåga att uttrycka dig på svenska i tal och skrift, vid behov även på engelska

Som person är du prestigelös, flexibel, effektiv, initiativtagande, lösningsorienterad och har god förmåga att prioritera bland dina arbetsuppgifter. Du är kvalitetsmedveten och har god förmåga att självständigt organisera ditt arbete. För dig är det självklart att vara serviceinriktad och att vilja utveckla dig själv och verksamheten. Du har en god kommunikativ förmåga, gillar att skapa trivsel och är mån om ett gott samarbete med kollegor och ledning genom ett positivt förhållningssätt.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.

Meriterande: 

• utbildning i arbetsrätt
• erfarenhet från universitets- och högskolesektorn
• förtrogenhet med offentlighetsrättsliga lagar och regler som styr vår verksamhet
• erfarenhet av att ha arbetat i de administrativa systemen W3D3, Lucat, Varbi, Primula och Proceedo

Övrigt

Anställningen är en tillsvidaretjänst på 100%. Provanställning kan komma att tillämpas. Tillträde augusti 2025 eller enligt överenskommelse. 

Intervjuer planeras att hållas under vecka 13. 

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.