Institutionsadministratör till Medicinska institutionskansliet, Malmö - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Beskrivning av arbetsplatsen
Medicinska institutionskansliet (MiM) ger administrativ service åt de två medicinska institutionerna, placerade i Malmö; Kliniska vetenskaper, Malmö (IKVM) och Translationell medicin (ITM). Verksamheterna bedriver världsframstående forskning som spänner över ett brett fält – från molekylärmedicin till ett folkhälsoperspektiv, samt epidemiologi, cancer och hälsovetenskap, för att nämna några. Inom institutionerna bedrivs även utbildning, framför allt i läkarutbildningens sista terminer och inom folkhälsovetenskap. Verksamheterna har ett nära samarbete med sjukvården och Region Skåne och finns placerade på Clinical Research Center (CRC) och Wallenberglaboratoriet i Malmö.

MiM har till ansvar att ge administrativt stöd i, bland annat, anslagsadministration, ekonomihantering, budget, uppföljning, HR processer, personaladministration samt kommunikation. Samtidigt ges administrativt stöd till institutionernas prefekter. MiM består av en administrativ chef, fyra medarbetare inom ekonomifunktionen, en kommunikatör, en administratör, en HR-administratör och två HR-partners.

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Vi har även ett flextidsavtal som skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.

Läs mer på universitets hemsida om att vara anställd vid Lunds universitet: Jobba hos oss.

Arbetsuppgifter och ansvarsområde
Som institutionsadministratör kommer du ha en stor bredd av olika arbetsuppgifter och rollen är omväxlande och självständig. Vi söker dig som uppskattar att arbeta med administration i såväl stort som smått. I rollen som institutionsadministratör kommer du självständigt att arbeta med att administrera/handlägga stipendiater. I denna roll ingår det även att hålla introduktioner till nya stipendiater som tillträder våra forskargrupper. I arbetet ingår även viss administration i migrationsärenden för stipendiater.

Du kommer självständigt att arbeta med granskning av reseräkningar, med tyngdpunkt på en av institutionerna samt upprätta reseräkningar. Du kommer vara administratör för universitetets personalkatalog för en av institutionerna. I rollen kommer du även ansvara för delar av institutionernas diarieföring och vara institutionernas kontaktperson i diariefrågor. Du kommer även vara administratör i forskargrupp på mindre tjänstgöringsgrad. Dina arbetsuppgifter kan även komma att innefatta andra administrativa arbetsuppgifter som kan förekomma på kansliet eller inom en forskargrupp.

Kvalifikationer
För anställningen krävs:

• Lägst gymnasiekompetens.
• Flerårig erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete.
• Mycket god kommunikativ förmåga.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på svenska och engelska i både tal och skrift.
• Mycket god förmåga att arbeta självständigt.
• God samarbets-, service-, och initiativförmåga, noggrann, flexibel, strukturerad och van att arbeta med flera arbetsuppgifter parallellt.
• God datorvana och erfarenhet av IT-system och verktyg, inklusive Office 365 och olika administrativa system.

Meriterande för anställningen är:

• Tidigare erfarenhet av administrativa system och administrativt arbete inom universitets- och högskolesektorn eller annan offentlig sektor.

Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning med omfattning 100 % av heltid med tillträde snarast, eller enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Så här söker du 
Ansökan ska innehålla ett personligt brev där du beskriver hur du uppfyller eftersöka kvalifikationer, ett CV samt examensbevis. Du kommer också behöva svara på ett antal urvalsfrågor. Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.