Administrativ assistent vikariat

Beskrivning av arbetsplatsen 
Tjänsten kommer vara placerad vid gruppen Global studentrekrytering vid sektionen Globalt engagemang inom Lunds universitets gemensamma förvaltning. Inom avdelningen är vi totalt ca 50 personer varav 10 personer arbetar vid teamet för Global studentrekrytering (GSR). Teamets uppdrag är att rekrytera studenter från hela världen till universitets över 140 internationella kandidat-och mastersprogram. I teamet ingår regionala rekryteringsansvariga, samordnare av CRM, kommunikationspartner, samt stipendiehandläggare och migrationsstöd.

Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss
 
Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Lunds universitet söker en administrativ assistent för att bistå teamet i ett antal administrativa processer kopplade till global studentrekrytering. En viktig uppgift blir att koordinera det gemensamma studentambassdörsprogrammet och de digitala system kopplade till detta program. I tjänsten ingår även att planera och genomföra event, guidade turer och presentationer, samt att administrera event i våra gemensamma system. Som administrativ assistent är du även med och planerar och hanterar kommunikationen till presumtiva studenter i vårt gemensamma CRM-system. I rollen ingår även att bygga upp strukturer och arbetsprocesser för teamets digitala innehåll, samt att koordinera och beställa marknadsföringsmaterial som används i rekryteringsarbetet. 

I arbetet ingår även att samarbeta med leverantörer och hela teamet för att anpassa och optimera arbetsprocesser och system för Lunds universitets verksamhet och teamets rekryteringsaktiviteter. 

Det är viktigt att du kan arbeta självständigt, men också att du har ett gott samarbete med övriga i teamet. Det är av största vikt att kunna jobba mot rörliga mål och att vara lyhörd för teamets önskemål och behov vad gäller stödet till rekryteringsarbetet. Marknadsförings- och rekryteringsarbetet är under ständig utveckling och förändring och det är därför viktigt att systemen, innehåll och processer anpassas efter detta.

Kvalifikationer
Krav för anställningen är:

• Du har högskoleutbildning, minst en kandidatexamen inom ett relevant område (marknadsföring, digitala medier, kulturanalys, kommunikation eller liknande)
• Du har erfarenhet av arbete med studentkommunikation och “community”-byggande
• Du är bekväm att jobba med digitala verktyg för rekrytering
• Du måste kunna växla mellan övergripande processer och små detaljer, vara noggrann, samt ha ett intresse för att ge god service
• Erfarenhet från liknande arbete inom högre utbildning och god förståelse för studentrekryteringsprocesser
• Mycket god samarbets- och problemlösningsförmåga
• Mycket god förmåga att uttrycka dig på engelska i tal och skrift (teamets arbetsspråk är engelska), samt har kunskap i svenska
• Du har god förståelse för marknadsföring/kommunikation gentemot externa målgrupper
• Du har ett strukturerat arbetssätt och är en duktig organisatör och skribent

Meriterande för anställningen är:

• Du har erfarenhet av att jobba i CRM-system med marknadsföring, lead management, försäljning eller kundsupport
• Erfarenhet av internationellt arbete
• Övriga meriterande personliga egenskaper är lyhördhet, förmåga att arbeta såväl självständigt som i grupp, servicekänsla, god kommunikationsförmåga, samt god pedagogisk förmåga

Eftersom det här är en junior position ser vi att du är i början på din karriär, dock med minst två års professionell erfarenhet, och vill ha ett spännande och utmanande arbete i ett internationellt sammanhang. Arbetet innebär kontakter på alla nivåer inom Lunds universitet och förutsätter därför god kommunikationsförmåga. Som person är du mycket noggrann och sätter en personlig ära i att åstadkomma arbete av hög kvalitet. Du är flexibel, samarbetsvillig, analytisk och strukturerad. Du arbetar bra under press och trivs med ett högt arbetstempo. Du är duktig på att relatera till olika människor och på att bygga relationer. Inte minst är du internationellt orienterad och intresserad av högre utbildning.

Övrigt 
Anställningen är ett vikariat under perioden 2025-10-01 till 2026-06-30, eller enligt överenskommelse.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.