Institutionsadministratör vid Internationella miljöinstitutet

Beskrivning av arbetsplatsen

Internationella miljöinstitutet (IIIEE) vid Lunds universitet inrättades 1994 och har sedan dess utvecklat internationell och genuin tvärvetenskaplig utbildning och forskning med fokus på att accelerera omställningen till hållbarhet. IIIEE strävar efter att knyta samman forskningsresultat och deras tillämpning och samverkar aktivt med företag, myndigheter och organisationer lokalt, nationellt och globalt. Vid IIIEE är verksamheten fokuserad på: styrmedel, affärsmodeller, hållbar konsumtion och stadsutveckling. För mer information se: www.iiiee.lu.se

Internationella miljöinstitutet söker nu en Institutionsadministratör med stark administrativ förmåga och känsla för service. Hos oss får du möjlighet att arbeta i en internationell miljö med studenter och anställda från hela världen. Du kommer att vara en del av institutets administrativa avdelning som idag består av fem personer.

Vi erbjuder

Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Internationella miljöinstitutet är en flexibel arbetsplats där du har du möjlighet att arbeta på distans upp till två dagar i veckan.

Läs mer på universitets webbplats om att Jobba hos oss: https://www.lu. se/om-universitetet/jobba-hos-oss.

Arbetsuppgifter och ansvarsområden

Arbetet som institutionsadministratör innebär administration och handläggning inom ett brett område och i olika administrativa system. I rollen arbetar du nära både studenter, personal och ledning.

Huvudsakliga arbetsuppgifter är:

• Att ge stöd till prefekt och studierektorer
• Att ansvara för administration av forskarutbildningen
• Att ansvara för allmän utbildnings- och studentadministration
• Att ansvara för institutionens arbete med kursplaner
• Att bistå vid antagning av nya studenter och uppstart inför höstterminen
• Arbeta i och ge stöd till lärare i lärplattformen Canvas
• Att ge information och stöd till studenterna
• Att ansvara för utbildningssidorna på webben
• Att bistå med stöd till institutionens arbete med fundraising

• Att organisera personalsammankomster och olika event som organiseras för både studenter och personal
• Att ge stöd till externa gäster
• Övrigt administrativt arbete som t ex lokalbokning, mötesbokningar, samt rese- och hotellbokningar.

Även andra institutionsadministrativa arbetsuppgifter kan ingå i tjänsten

Arbetsuppgifterna kan komma att förändras över tid

Kvalifikationer

Krav för anställningen är:

• Dokumenterad erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete
• Mycket god administrativ förmåga, utvecklad samarbetsförmåga, självständighet och initiativkraft
• Mycket god datorvana och goda kunskaper i samt erfarenhet av Officepaketet.
• Mycket goda språkliga färdigheter i svenska och engelska i såväl tal som skrift.

Du tycker om att arbeta med service, har mycket god samarbetsförmåga och kan självständigt strukturera, planera och hantera en stor mängd administrativa ärenden. Arbetstempot är stundtals högt vilket ställer krav på flexibilitet och förmåga att prioritera. Du är självgående och tar ansvar för dina arbetsuppgifter samtidigt som du har lätt att anpassa dig till förändrade förutsättningar och behov.

Meriterande för anställningen är:

• Universitets- och högskoleutbildning inom relevant ämne för tjänsten eller motsvarande som bedöms som likvärdig
• Erfarenhet av administrativt arbete inom högskolesektorn
• Erfarenhet av utbildnings- eller skoladministration
• Erfarenhet av Lunds universitets administrativa system, rutiner och regelverk
• Kunskap om statliga regelverk och om att vara statligt anställd
• Vana av och intresse för att arbeta i administrativa stödsystem
• Erfarenhet av att publicera information på hemsidor

Hänsyn kommer att tas till hur den sökande genom sin erfarenhet och kompetens bedöms komplettera och stärka det administrativa arbetet inom avdelningen/institutionen samt bidra till dess framtida utveckling. Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet. Vi vill att du ska vara självgående, analytisk, noggrann, ansvarstagande, strukturerad och serviceinriktad. Du kan samarbeta och ta initiativ, samt har förmåga att se helheter och sammanhang.

Övrigt 

Anställningen är tillsvidare med omfattningen 100 procent med tillträde enligt överenskommelse. Provanställning kan komma att tillämpas.

Så här söker du

Ansökan ska innehålla CV och personligt brev med motivering till varför du är intresserad av anställningen och på vilket sätt anställningen matchar dina meriter. Ansökan bör även innehålla examensbevis eller motsvarande samt övrigt som du önskar åberopa (kopior av betyg, uppgifter tillreferenser, rekommendationsbrev etc).

Välkommen med din ansökan!

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.